搬家從來(lái)都不是容易的，公司搬遷也是如此。你以為 辦公室裝修時(shí)最頭疼的事情，殊不知在裝修前更重要的是選擇一個(gè)滿(mǎn)意的地址。是的，公司選址是一件很重要的事情，公司先把辦公地址定下來(lái)才能考慮到后期裝修的事情。今天就讓我們一起來(lái)了解下辦公室裝修前選址那些事兒！
一、辦公室選址準(zhǔn)備階段
1.了解市場(chǎng)情況
好房子就像好姑娘，“追求者”眾多。太多公司經(jīng)歷過(guò)篩選流程拖得太久，最后“想要的都被別人要了”的窘境。所以要在選址過(guò)程中隨時(shí)了解市場(chǎng)情況、空置率和去化速度，如果掌握不到足夠的信息，可以找第三方來(lái)詢(xún)問(wèn)相關(guān)的情況。一旦發(fā)現(xiàn)心儀的區(qū)域處在供不應(yīng)求、去化速度快的情況下，就要盡快考察面積，畢竟后續(xù)的一系列工作也要花費(fèi)時(shí)間。
2.制訂時(shí)間表
就像制訂工作計(jì)劃一樣，什么時(shí)間段完成什么事要有大致的計(jì)劃，整個(gè)選房工作的deadline在什么時(shí)候，這些要在選房開(kāi)始之前就計(jì)劃好。最好的方法就是“反推”。例如公司希望5月15日正式入駐，那么從這一天開(kāi)始往前推算時(shí)間：裝修以及放味兒需要的大概時(shí)間、各種審批 設(shè)計(jì)流程需要占用的時(shí)間、雙方談判可能花費(fèi)的時(shí)間、實(shí)地看房所需的時(shí)間，把這些都計(jì)算好之后，就能反推出一個(gè)開(kāi)始相關(guān)工作的大概時(shí)間點(diǎn)，有些時(shí)候，甚至可能需要提前3-4個(gè)月就開(kāi)始著手準(zhǔn)備各種工作。歸根結(jié)底，選辦公室在考慮周全的前提下，盡量“趕早不趕晚”。規(guī)劃不好就可能產(chǎn)生一系列問(wèn)題，甚至出現(xiàn)白交幾個(gè)月租金的情況。
3.做好未來(lái)計(jì)劃
找辦公室也需要未雨綢繆的眼光，畢竟不像買(mǎi)衣服，半年之后胖了瘦了重新買(mǎi)一件就好，找辦公室最容易出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題就是面積找小了。更小的面積基本上意味著更少的成本，為了“省錢(qián)”大家往往都選擇盡可能少租面積，導(dǎo)致忽略了公司可能出現(xiàn)的擴(kuò)張以及招聘等問(wèn)題。在不出現(xiàn)中途退租的情況下，一次租辦公室的租期大概在2-3年，換句話(huà)說(shuō)，這個(gè)時(shí)間段內(nèi)公司可能出現(xiàn)的招聘、擴(kuò)張甚至轉(zhuǎn)型都要盡量考慮其中。如果提前打出富余的計(jì)劃行不通，那至少要詢(xún)問(wèn)好業(yè)主方，是否可以在自己的租期內(nèi)進(jìn)行擴(kuò)租，或者通過(guò)協(xié)商將一些相關(guān)條款簽署在租賃協(xié)議里，來(lái)確保這類(lèi)權(quán)益。記住合理的預(yù)留永遠(yuǎn)比重新?lián)Q一個(gè)辦公室省錢(qián)，因此不能忽略了這方面的問(wèn)題。
4.周全考慮需求
不少公司在租完辦公室之后都會(huì)遇到那種“看房的時(shí)候怎么沒(méi)想著問(wèn)問(wèn)”的事情，這種內(nèi)容非常細(xì)碎，要根據(jù)公司實(shí)際情況做具體考慮，但基本上分為三類(lèi)：
A. 老板的個(gè)人要求，例如，TA是不是想要個(gè)獨(dú)立的衛(wèi)生間，TA對(duì)于辦公室區(qū)域是不是有自己的喜好等等；
B. 辦公室的整體布局規(guī)劃，比如銷(xiāo)售人員需要方便出入的位置、marketing可能需要媒體區(qū)、行政需要多大的pantry等，如果有這些方面的布置需求，就要在之后的看房過(guò)程中留意平面布局，注意這些需求是否能滿(mǎn)足，一般情況下業(yè)主方手里會(huì)有相關(guān)的平面圖或者CAD圖，可以進(jìn)行索要；
C. 公司相關(guān)的特殊需求，例如一些和注冊(cè)、上市相關(guān)的硬性標(biāo)準(zhǔn)辦公室是不是符合，又或者是辦公室所處的位置是否能夠享受政府提供的相關(guān)政策內(nèi)容。
二、辦公室選址考察階段
做好了前期的準(zhǔn)備，就是篩選房源和實(shí)地看房了，很多軟硬性指標(biāo)都是在這個(gè)過(guò)程中進(jìn)行了解和考察的，當(dāng)然總結(jié)起來(lái)，看房的過(guò)程其實(shí)就是一個(gè)衡量業(yè)主方物業(yè)管理水平的過(guò)程。我們列出了一些出現(xiàn)頻率較高，對(duì)辦公室品質(zhì)影響較大的內(nèi)容供大家參考：
1. 目的行政區(qū)域：如果搬家過(guò)程出現(xiàn)了跨區(qū)則會(huì)涉及工商變更，需要復(fù)雜手續(xù)，基本上都需要20個(gè)工作日左右的時(shí)間才能走完流程，會(huì)影響到入駐時(shí)間。當(dāng)然還有相關(guān)稅務(wù)變更等問(wèn)題需要考慮其中。
2. 周邊配套：最基本的就是吃和住，甚至可以說(shuō)，寫(xiě)字樓周邊是否有足夠級(jí)別的酒店配套，是判斷其物業(yè)水平的一個(gè)很關(guān)鍵的點(diǎn)。所以看房時(shí)打探好辦公室周邊的環(huán)境，哪怕只是簡(jiǎn)單百度一下，或者看看附近區(qū)域未來(lái)的規(guī)劃，都會(huì)很有用處。
3. 考察交付條件：不要被“精裝修”、“豪華裝修”、“全套家具”這些說(shuō)法整得暈頭轉(zhuǎn)向，甄別辦公室的交付情況可以用很簡(jiǎn)單的方式，如果辦公室裝修規(guī)格是"吊頂、白墻和網(wǎng)格地板/地磚"，那么這就是傳統(tǒng)意義上的“簡(jiǎn)裝修”。如果明顯有上一個(gè)租客留下的裝修痕跡或者家具，那么就是“遺留裝修”。
4. 考察平面布局，看是否有不好利用的死角，導(dǎo)致實(shí)際能使用的面積小于需要的面積，或者會(huì)導(dǎo)致工區(qū)擺放非常復(fù)雜，不得不有人窩在角落或者靠著柱子辦公的情況。如果有條件，可以通過(guò)CAD圖來(lái)測(cè)算一下實(shí)際使用率。
5. 詢(xún)問(wèn)裝修是否有獨(dú)家供應(yīng)商，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，是不是只能用寫(xiě)字樓指定的裝修供應(yīng)商進(jìn)行裝修，這可能造成一些額外的費(fèi)用支出。
6. 考察衛(wèi)生間，人們常常會(huì)說(shuō)這樣一句話(huà)，“衛(wèi)生間代表了物業(yè)的好壞”。至少，作為行政，你不想以后老是接到員工關(guān)于衛(wèi)生間問(wèn)題的各種投訴吧？
7. 考察消防通道，且不論人身安全的事情馬虎不得，就只說(shuō)很多企業(yè)入駐后才發(fā)現(xiàn)消防通道成了“吸煙區(qū)”這事已經(jīng)很讓人窩火，不少煙民因?yàn)閼械孟聵侵苯釉谙劳ǖ览镂鼰?，一旦出現(xiàn)這種情況，也能側(cè)面反映物業(yè)的管理水平一般。
8. 考察同樓層的租戶(hù)，以及樓內(nèi)其他租戶(hù)組成，這不僅有助于入駐之后進(jìn)行溝通交流甚至業(yè)務(wù)往來(lái)，也有助于避免出現(xiàn)噪音等互相干擾的情況。沒(méi)人希望自己的鄰居是一個(gè)天天在喊口號(hào)的公司，或者是個(gè)做教育培訓(xùn)，經(jīng)常有一大堆孩子在走廊里愉快玩耍的公司。
9. 考察交通及路況，“您從我們這走到地鐵站最多也就用10分鐘非常方便”，是和“我再講3分鐘”、“下趟車(chē)沒(méi)人”、“等你長(zhǎng)大了再把壓歲錢(qián)還給你”性質(zhì)類(lèi)似的一句話(huà)。所以可以挑選一個(gè)上下班高峰附近的時(shí)段去考察，體驗(yàn)一下周邊的交通情況。
10. 考察電梯運(yùn)力，通常情況下，一棟15層每層1000平米的寫(xiě)字樓，如果入駐率達(dá)到了90%，樓內(nèi)大概會(huì)有2000名在這里辦公的人，如果樓內(nèi)有8部滿(mǎn)員狀態(tài)下能搭載16人的電梯，也要運(yùn)16次才能把2000人運(yùn)一個(gè)遍。有一些人員密集的寫(xiě)字樓，上下班高峰或中午時(shí)間段需要等10分鐘以上毫不夸張。
11. 考察空調(diào)，沒(méi)什么好說(shuō)的，夏天空調(diào)里吹出35度熱風(fēng)、三九天裹著羽絨服發(fā)抖的體驗(yàn)，你一定不想讓老板體會(huì)吧？而空調(diào)問(wèn)題在一些寫(xiě)字樓里是經(jīng)常出現(xiàn)的，或許幾次考察不會(huì)遇到，但一定要對(duì)這件事有所“警惕”。而且風(fēng)機(jī)盤(pán)管和VAV兩種不同的空調(diào)種類(lèi)，會(huì)有不同的使用體驗(yàn)和感受，都需要實(shí)地考察來(lái)體驗(yàn)。
12. 詢(xún)問(wèn)物業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，這里涉及到的內(nèi)容會(huì)比較雜，像停車(chē)等相關(guān)費(fèi)用都要了解清楚，同時(shí)很多項(xiàng)目在空調(diào)的使用上也是有額外收費(fèi)的，都要提前了解，畢竟，你是不可能以“我不知道啊”為由成功避免交這筆錢(qián)的。
三、辦公室租賃買(mǎi)賣(mài)談判階段
談判期，最重要的是要打破一個(gè)誤區(qū)，“寫(xiě)字樓談判并非像普通買(mǎi)東西一樣雙方針對(duì)租金來(lái)回砍價(jià)”就可以了，租賃過(guò)程中能爭(zhēng)取的各種權(quán)益同樣擁有非常高的重要性，可以增加租賃的靈活性。如果租賃協(xié)議里有一些不合理?xiàng)l款的存在，可能會(huì)在租期內(nèi)處處受制，甚至可能還有潛在的成本支出。在這些條款中，比較突出的內(nèi)容有：
1. 裝修期要不要交租金？
2. 有沒(méi)有額外租金減免期？
3. 是否有樓內(nèi)擴(kuò)租支持？
4. 是否有續(xù)租時(shí)的租賃條件支持？
除了類(lèi)似這種商業(yè)類(lèi)的條款，法律條款也是非常重要的。很多企業(yè)的律師并沒(méi)有不動(dòng)產(chǎn)咨詢(xún)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可能會(huì)把注意力都放在了那些基本上無(wú)法更改的內(nèi)容上，那些對(duì)租戶(hù)不利的法律條款反而被漏掉，產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。比如：
1. 寫(xiě)字樓設(shè)定抵押帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
2. 裝修期限延長(zhǎng)造成的賠償風(fēng)險(xiǎn)
3. 付款時(shí)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)
4. 公眾及第三者責(zé)任帶來(lái)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)
5. 違約責(zé)任和賠償?shù)呐卸ǖ取?/span>
這類(lèi)內(nèi)容都需要對(duì)照合同做具體判斷，并沒(méi)有一定之規(guī)，所以這方面需要尋求專(zhuān)業(yè)人士的建議。
四、辦公室裝修階段
裝修問(wèn)題是最容易被忽視的點(diǎn)。很多企業(yè)遭遇白交租金的問(wèn)題，就是因?yàn)榈凸懒搜b修造成的時(shí)間成本。
1. 方案溝通：設(shè)計(jì)公司出概念方案、結(jié)合實(shí)際租賃的面積出執(zhí)行方案，需要時(shí)間；后續(xù)的溝通和修改過(guò)程需要時(shí)間；公司高層和各部門(mén)討論做決定，還是需要時(shí)間。所以這些需求最好是在對(duì)租賃面積進(jìn)行篩選的同時(shí)就能有一定的了解，盡早做好相應(yīng)準(zhǔn)備。
2. 裝修考評(píng)：如果條件允許，在租賃面積進(jìn)入終選階段時(shí)，帶上裝修公司一起對(duì)終選項(xiàng)目進(jìn)行考評(píng)，這樣可以結(jié)合概念設(shè)計(jì)方案和寫(xiě)字樓租賃面積平面布局，評(píng)估工程上是否存在無(wú)法執(zhí)行設(shè)計(jì)方案的地方。如果簽了合同才發(fā)現(xiàn)老板喜歡的設(shè)計(jì)方案沒(méi)法施行，作為行政就又要背鍋了。
3. 消防報(bào)批：方案確定好后，需要經(jīng)歷消防局報(bào)批和物業(yè)報(bào)批的流程。前者耗費(fèi)的時(shí)間完全不可控，有條件最好找可以幫忙報(bào)消防的裝飾公司，這樣可以最大限度的節(jié)省時(shí)間。物業(yè)報(bào)批的時(shí)候，有很小的可能出現(xiàn)一些利益糾紛，遭遇惡意拖延問(wèn)題。
4. 施工相關(guān)手續(xù)：和物業(yè)完成相關(guān)手續(xù)后才可以進(jìn)場(chǎng)施工。正常有人辦公的寫(xiě)字樓是不能在工作時(shí)間發(fā)生帶響動(dòng)的施工的，只能在夜間和周末施工，這會(huì)大大拉長(zhǎng)裝修時(shí)間。
5. 驗(yàn)收：完工后物業(yè)會(huì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，如有不符合規(guī)定的裝修，還需要進(jìn)行整改。最終驗(yàn)收時(shí)，一定和物業(yè)一起驗(yàn)收，以免引起后續(xù)不必要的糾紛。驗(yàn)收內(nèi)容包括查看交付情況、機(jī)電空調(diào)是否正常、電表讀數(shù)等。
6. 訂購(gòu)家具：有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的行政會(huì)結(jié)合裝修效果來(lái)配軟裝和家具，提前訂好家具。第一是把事情提前解決，第二是如果量大，工廠沒(méi)有那么多現(xiàn)貨需要臨時(shí)生產(chǎn)，這又是時(shí)間成本。一些家具供應(yīng)商會(huì)根據(jù)實(shí)際裝修狀況和功能區(qū)分布情況為 客戶(hù)做好家具分配方案，這樣會(huì)省事很多。
完成了所有這些流程，熬過(guò)家具和裝修的散味時(shí)間，就可以正式入駐開(kāi)始辦公了。
五、其他
最后再補(bǔ)充幾個(gè)容易出現(xiàn)問(wèn)題的點(diǎn)：
1.關(guān)于消防：如正文所說(shuō)，辦公室可能涉及到消防報(bào)批。通常辦公室超過(guò)一定平米數(shù)且需要進(jìn)行二次裝修，就一定涉及到裝修方案的消防報(bào)批。消防報(bào)批的時(shí)間一般不可控，且一般需要以周來(lái)計(jì)算。想節(jié)省時(shí)間，可以找一些可以幫忙代報(bào)消防的設(shè)計(jì)裝修公司進(jìn)行代辦，或者可以詢(xún)問(wèn)大廈物業(yè)是否有合作的消防報(bào)批供應(yīng)商，有些大廈可以幫租戶(hù)進(jìn)行物業(yè)報(bào)批，同樣會(huì)幫行政節(jié)省很多時(shí)間和精力。
2.開(kāi)發(fā)票問(wèn)題：在選址之前一定要調(diào)查好租賃的辦公室的屬性，如果是二房東（個(gè)人業(yè)主）的項(xiàng)目，開(kāi)發(fā)票就會(huì)遇到麻煩。但是一些以成交為主要目的的 服務(wù)商是不會(huì)告訴你某些辦公室無(wú)法開(kāi)票的風(fēng)險(xiǎn)的，很多非行業(yè)內(nèi)人士也不知道哪棟寫(xiě)字樓里的辦公室是私人二房東，哪些是開(kāi)發(fā)商。一些押房公司也會(huì)說(shuō)自己是開(kāi)發(fā)商，但一樣干著開(kāi)不出發(fā)票的事兒。所以對(duì)業(yè)權(quán)的考察一定要到位才能避免無(wú)法開(kāi)票問(wèn)題。
3.注冊(cè)相關(guān)問(wèn)題：大型開(kāi)發(fā)商的寫(xiě)字樓項(xiàng)目基本上是都可以進(jìn)行注冊(cè)的，不用過(guò)多擔(dān)心。有些二房東或商住類(lèi)型的辦公物業(yè)，由于自身原因或該地的注冊(cè)地已經(jīng)用作他用，沒(méi)法提供注冊(cè)地址。這個(gè)需要一事一議的進(jìn)行問(wèn)詢(xún)。一棟分散業(yè)權(quán)的寫(xiě)字樓，有的房間可以注冊(cè)，有的房間不能注冊(cè)是比較常見(jiàn)的。另外，一些聯(lián)合辦公的產(chǎn)品，也是需要根據(jù)入駐人數(shù)來(lái)決定是否可以提供注冊(cè)地址的。
通過(guò)這一系列的過(guò)程，你是否才發(fā)現(xiàn)原來(lái)想要換一個(gè)辦公環(huán)境其實(shí)并不是那么容易的一件事情，確實(shí)如此。經(jīng)歷了這一系列的選址、談判、裝修、通風(fēng)之后我們才能夠真正進(jìn)入新的環(huán)境辦公。所以說(shuō)，如果的你的公司剛剛搬遷，那么你趕緊好好欣賞下這間新的辦公室吧，畢竟它來(lái)得如此不容易。
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堅(jiān)持做高品質(zhì)、高性?xún)r(jià)比的工裝服務(wù)商
